Wer Produkte oder Dienstleistungen an Kunden verkauft, muss die entsprechenden Posten korrekt abrechnen. Das setzt voraus, dass man eine Rechnung schreibt, die allen formalen Kriterien genügt. Hierfür können Rechnungsvorlagen nützlich sein, in die du nur noch deine individuellen Daten eintragen musst. Hier kannst du dir Rechnungsvorlagen für Word herunterladen und findest Tipps, wenn du eine Rechnung schreiben möchtest.
Rechnung schreiben: Vorlagen nutzen
Vorlagen für Rechnungen, die es vielfach für Word und Excel gibt, sind sehr praktisch. Dasselbe gilt für Muster-Rechnungen im PDF-Format. Egal, ob Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer oder Privatrechnungsvorlagen: Du kannst Rechnungsvorlagen zur Orientierung nutzen, wenn du eine eigene Rechnung schreibst. Anhand von Rechnungsvorlagen für Excel oder Word siehst du, welcher Aufbau üblich ist und welche inhaltlichen Bestandteile Rechnungen typischerweise haben. Das kannst du berücksichtigen, wenn du selbst eine Rechnung erstellen musst. Dadurch musst du dir diese Informationen nicht erst selbst zusammensuchen und kannst Zeit sparen, wenn du Rechnungen schreibst.
Ebenso kannst du Rechnungsvorlagen zum Ausfüllen unmittelbar zum Erstellen einer Rechnung nutzen, indem du die entsprechenden Informationen deiner Rechnung in die jeweiligen Platzhalter einträgst. Du kannst die Rechnungsvorlage dann verwenden, um etwa die Beschreibung der Rechnungsposten, die Artikelanzahl, das Lieferdatum, deine Anschrift oder Steuernummer in das vorgesehene Feld einzutragen. Auf diese Weise ist eine Rechnung denkbar schnell fertiggestellt.
Vorlagen für Rechnungen für Word und Excel haben noch einen Vorteil, besonders für Selbstständige und kleinere Firmen: Sie sind professionell designt und übersichtlich gestaltet. Das wiederum lässt dich professionell erscheinen, was deinem Ruf zugutekommt und zur Kundenzufriedenheit beitragen kann.
Hier kannst du dir eine passende Rechnungsvorlage kostenlos herunterladen. Alle Vorlagen enthalten schon alle wichtigen Bestandteile, so dass du nur noch die spezifischen Informationen des jeweiligen Auftrags einsetzen musst. Dabei kannst du Formulierungen und Design-Bausteine nach Belieben verändern, um eine Rechnung zu erstellen, die deinen Vorstellungen rundum entspricht.
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Rechnung schreiben – aber richtig
In der Geschäftswelt spielen Rechnungen eine wichtige Rolle. Sie sind unerlässlich, um Kunden zur Zahlung aufzufordern, nachdem sie Produkte oder Dienstleistungen beauftragt haben. Selbstständige müssen ihre Arbeit in Rechnung stellen, ebenso müssen sich die Verantwortlichen im Rechnungswesen einer Firma darum kümmern, dass Leistungen und Lieferungen abgerechnet werden. Auch wer ein Kleingewerbe hat, muss Rechnungen schreiben.
Eine Rechnung dient nicht nur dazu, Kunden dazu aufzufordern, offene Beträge zu zahlen. Sie ist auch ein Beleg und ein Zeichen für die Seriosität der beauftragten Person oder Firma. Dabei kann man eine Rechnung nicht einfach nach Gutdünken erstellen. Rechnungen müssen formalen Vorgaben entsprechen, damit sie vom Finanzamt als Nachweis anerkannt werden. Wie du die Rechnung schreibst – ob mit Rechnungsvordrucken oder selbst in Word, Excel oder anderer Software – ist dir hingegen überlassen. Entscheidend ist lediglich, dass das Ergebnis allen formalen Kriterien genügt.
Rechnung erstellen: Diese Angaben dürfen nicht fehlen
Rechnungen müssen bestimmte Angaben verpflichtend enthalten. Genaueres regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Demnach dürfen die folgenden Informationen in Rechnungen nicht fehlen:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Auftragnehmers (beauftragte Firma oder Selbstständiger)
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Auftraggebers (Kunden)
- ein Rechnungsdatum (das Datum, an dem die Rechnung geschrieben wurde)
- die Steuernummer des Auftragnehmers, alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- eine Rechnungsnummer der spezifischen Rechnung, die zur eindeutigen Zuordnung jeweils nur einmal vergeben wird
- eine Beschreibung der gelieferten Ware oder Dienstleistung, inklusive Angaben zu Art, Umfang und Menge
- Angaben zum Zeitpunkt, an dem die Ware oder Dienstleistung geliefert wurde
- Preise der einzelnen Rechnungsposten
- Angaben zur Gesamtsumme
- Angaben zum Steuersatz und der ausgewiesenen Umsatzsteuer
Andere Angaben sind hingegen optional, zum Beispiel die Angabe einer Kundennummer, der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Auftragnehmers oder ein Verweis auf die Webseite der Firma oder des Selbstständigen.
Damit die Rechnung korrekt gezahlt werden kann, sollte sie eine Aufforderung zur Zahlung enthalten, gegebenenfalls ergänzt um eine Frist. Es kann ein Verwendungszweck genannt werden, der bei einer Überweisung angegeben werden sollte. Außerdem muss der Kunde wissen, auf welches Konto er den Rechnungsbetrag überweisen soll. Diese Information darf somit nicht fehlen, wenn du eine Rechnung schreibst.
Wie sind Rechnungen aufgebaut?
Wie genau eine Rechnung aussieht, kann sich zwar von Rechnung zur Rechnung ein Stück weit unterscheiden, Rechnungen folgen aber einem typischen Aufbau. Im oberen Bereich des Dokuments ist Platz für die Namen und Adressen des Auftragnehmers und des Auftraggebers. Für die Kontaktdaten des Auftragnehmers kann auch eine Kopfzeile verwendet werden, während die Adresse des Rechnungsempfängers meist linksbündig angeordnet ist.
Im oberen Bereich finden sich außerdem – üblicherweise rechtsbündig – Angaben zur Rechnung selbst, darunter beispielsweise das Rechnungsdatum, das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum und gegebenenfalls zusätzlich Angaben zum Ansprechpartner in der Firma wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Rechnungen haben eine Überschrift, etwa schlicht „Rechnung“ oder auch „Rechnung Nummer 12345“. Anschließend wird der Kunde höflich angeredet und es wird deutlich gemacht, worum es sich bei dem Schreiben handelt – es werden Leistungen in Rechnung gestellt, die anschließend im Detail aufgeführt werden. Dazu gehört eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, ebenso Angaben zur Menge, Einheit und zu einzelnen Preisen. Die verschiedenen Rechnungsposten werden nun als Gesamt-Nettobetrag genannt, es wird die Umsatzsteuer – soweit zutreffend – zum entsprechenden Satz ausgewiesen und der Gesamt-Bruttobetrag wird vermerkt.
Anschließend wird der Kunde üblicherweise aufgefordert, die Rechnung bis zu einem bestimmten Termin oder innerhalb einer bestimmten Frist zu überweisen. Zur besseren Zuordnung der Überweisung kann dabei ein Verwendungszweck angegeben werden. Nicht fehlen dürfen die Kontoinformationen des Auftragnehmers, die nachfolgend oder in einer Fußzeile genannt werden können. Zum Abschluss folgt noch die höfliche Grußformel, in der Regel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ gefolgt vom Namen des Auftragnehmers beziehungsweise der Firma.
Rechnung erstellen: Vorlage für Word oder Excel nutzen?
Rechnungsvorlagen gibt es in zwei gängigen Varianten: Es gibt Muster und Vorlagen für Word und für Excel und damit eine textbasierte und eine tabellenbasierte Form von Rechnungsvorlagen. Welche Variante ist die bessere? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt darauf an, welche Präferenzen du hast. Nicht zuletzt ist entscheidend, wie viele Rechnungsposten abgerechnet werden müssen.
Wenn es nur um wenige Posten geht, reicht eine textbasierte Rechnungsvorlage meistens völlig aus. Hier trägst du alle Informationen ein und rechnest die verschiedenen Positionen anschließend selbst zusammen, um den Gesamt-Rechnungsbetrag zu ermitteln.
Tabellarische Rechnungsvorlagen für Excel sind demgegenüber hilfreich, wenn du viele Rechnungsposten abrechnen möchtest, weil sich die Preise dabei sehr übersichtlich darstellen lassen. Außerdem kannst du dir bei dieser Variante die Gesamtbeträge deiner Rechnungen von dem Programm ausrechnen lassen. So musst du selbst weniger rechnen – und hast die die Sicherheit, dass deine Rechnungsbeträge korrekt sind. Das kann dir beim Schreiben von Rechnungen Arbeit abnehmen.
Muster & Beispiele für eine Rechnung
Du brauchst für eine Rechnung als Privatperson eine Vorlage? Oder hättest gerne eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer? Kein Problem – unabhängig vom Zweck und den Umständen deiner Rechnung gibt es für alle Fälle Rechnungsmuster, die du dir oft kostenlos herunterladen kannst. Wie das konkret aussehen kann, zeigen dir die folgenden Rechnungsbeispiele.
Rechnung: Beispiel 1
Beispielfirma XY
Beispielstraße 1
11223 Beispielstadt
Sandro Mustermann
Musterstraße 2
22334 Musterdorf
Rechnungsdatum: TT.MM.JJJJ
Lieferdatum: TT.MM.JJJJ
Steuernummer: XXXXX/XXXXXXX
Rechnungsnummer: XXXXXXXX
Rechnung
Sehr geehrter Herr Mustermann,
für Ihren Auftrag bedanken wir uns herzlich. Gemäß unserer Honorarvereinbarung erlauben wir uns, folgende Leistungen in Rechnung zu stellen:
Bezeichnung Menge Einzelpreis Gesamtpreis
Leistung 1 1 69,99 € 69,99 €
Leistung 2 2 19,99 € 39,98 €
Nettobetrag 109,97 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer 20,89 €
Rechnungsbetrag 130,86 €
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum TT.MM.JJJJ unter Angabe des Verwendungszwecks XXXXXXXX auf unser Konto.
Mit freundlichen Grüßen
Beispielfirma XY
Rechnung: Beispiel 2
Anna-Katharina Muster
Beispielweg 4
12345 Musterhausen
Steuernummer: XX/XXX/XXXXX
www.schoene-beispiele.de
Renate Beispiel
Musterstraße 18
98765 Musterhausen
Rechnung Nummer 134
Rechnungsdatum: TT.MM.JJJJ
Sehr geehrte Frau Beispiel,
vielen Dank für Ihren Auftrag.
Menge: Beschreibung: Einzelpreis: Summe:
1 Stoffteddy „Plüschi“ 34,99 € 34,99 €
1 Fäustling „Maine“ 14,99 € 14,99 €
Gesamt netto: 49,98 €
Gesamt brutto: 49,98 €
Gemäß § 19 UstG bin ich Kleinunternehmerin, weshalb kein Umsatzsteuerausweis erfolgt.
Betrag dankend erhalten.
Mit freundlichen Grüßen
Anna-Katharina Muster